UZASADNIENIE

W dniu 11 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur wystawianych, przesyłanych i przechowywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia – brak daty sporządzenia (data wpływu 14 września 2011 r.) o pełnomocnictwo.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

„A” S.A. (dalej: „Spółka”) zamierza wystawiać na rzecz kontrahenta, przechowywać oraz odbierać od kontrahentów faktury VAT w formie elektronicznej, w formacie PDF.
W przypadku wystawiania faktur elektronicznych, Spółka będzie wystawiać faktury dopiero po uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, o której mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661), dalej: „rozporządzenie”.
Obsługiwany przez Spółkę system księgowy będzie generował fakturę w standardowym formacie PDF, który, w jej ocenie, zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, zgodnie z § 4 rozporządzenia.
Tak wygenerowana faktura w formie elektronicznej będzie zapisywana na dysku sieciowym Spółki (po nadaniu nazwy pliku odpowiadającego numerowi faktury) oraz przesyłana kontrahentowi za pomocą poczty elektronicznej za potwierdzeniem jej odbioru (funkcja oferowana przez klienta poczty elektronicznej).
Po zakończeniu miesiąca (okresu rozliczeniowego) taka faktura zostanie przeniesiona do archiwum (dedykowanego katalogu na dysku sieciowym, spełniającego wymogi zawarte w rozporządzeniu), z możliwością jedynie jej odczytu.
Przy czym Spółka zaznaczyła, iż po wygenerowaniu faktury w formacie PDF nie ma możliwości zmiany jej treści przy zastosowaniu powszechnie dostępnych metod. W przypadku odbioru faktur w formie elektronicznej w formacie standardowego pliku PDF, będą one przychodziły na dedykowany adres poczty elektronicznej Spółki od różnych jej kontrahentów, po uprzedniej akceptacji takiej formy przesyłania faktur przez nią. Będą one, tak jak w przypadku faktur wystawianych przez Spółkę w formie elektronicznej, w oryginalnym formacie, przechowywane na jej dysku sieciowym. Po zakończeniu miesiąca (okresu rozliczeniowego) faktury te będą przenoszone do archiwum (dedykowanego katalogu na dysku sieciowym) jedynie z opcją odczytu.
Spółka zaznaczyła, iż na żadnym etapie przechowywania faktur nie będzie miała możliwości modyfikacji ich treści, gdyż format pliku PDF uniemożliwia takie działanie przy zastosowaniu powszechnie dostępnych metod.
Przechowując faktury Spółka, ze względów porządkowych, zamierza jedynie dokonywać zmiany nazwy pliku - tak, aby fakturom zakupowym nadać kolejny numer porządkowy (oznaczenie) w rejestrze zakupów.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy przedstawiona przez Spółkę w stanie przyszłym forma wystawiania (PDF) oraz przesyłania faktur sprzedażowych (poczta elektroniczna za potwierdzeniem odbioru) spełnia wymogi, o których mowa w przepisach rozporządzenia...
2. Czy przedstawiona przez Spółkę w stanie przyszłym forma odbioru oraz przechowywania faktur elektronicznych, dotyczących zakupów, będzie jej umożliwiała realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach...
3. Czy proponowany przez Spółkę system przechowywania faktur jest prawidłowy oraz czy ma ona prawo do zmiany nazwy pliku, w którym będzie mieściła się treść faktury elektronicznej tak, aby nadać jej kolejny numer w rejestrze zakupów (mając na uwadze wymóg z § 6 rozporządzenia)...

Zdaniem Wnioskodawcy:
Ad. 1
Przedstawiona przez niego forma wystawiania oraz przesyłania faktur sprzedażowych spełnia wymogi, o których mowa w przepisach rozporządzenia.
Ad. 2
Przedstawiona przez Spółkę forma odbioru oraz przechowywania faktur elektronicznych, dotyczących zakupów, będzie jej umożliwiała realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych przez nią.
Ad. 3
W ocenie Zainteresowanego, zaprezentowany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizowania (przechowywania) faktur w formacie PDF, jest prawidłowy. Mając na uwadze wymogi z § 6 rozporządzenia, jego zdaniem, ma on prawo do zmiany nazwy pliku, w którym będzie mieściła się treść faktury elektronicznej, tak aby nadać jej kolejny numer w rejestrze zakupów.
Uzasadnienie
Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Do takiej akceptacji może dojść zarówno w formie pisemnej, bądź elektronicznej.
Minister Finansów w rozporządzeniu wprowadził obostrzenie polegające na obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (§ 4 rozporządzenia).
Poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Natomiast poprzez integralność treści faktury, w obliczu wyżej wskazanego przepisu rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360).
W rozporządzeniu Minister Finansów wskazuje, iż powyższe warunki są zapewnione w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, bądź systemu elektronicznej wymiany danych EDI (§ 2 ust. 2 rozporządzenia). Ponadto, Minister Finansów nie ogranicza innych form przekazywania faktur VAT w formie elektronicznej.
W konsekwencji, każda inna forma, która zapewnia spełnienie wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, po uprzedniej akceptacji takiej formy fakturowania przez odbiorcę faktury, będzie prawidłowa. Jednakże, Minister Finansów nie precyzuje za pomocą jakich środków mają być spełnione przedmiotowe warunki autentyczności i integralności.
Biorąc pod uwagę fakt, iż Spółka zamierza wystawiać i przesyłać faktury VAT w formacie PDF, powinna ona posiadać przede wszystkim akceptację takiego sposobu fakturowania od każdego z kontrahentów (jest to warunek konieczny). Akceptacja kontrahenta na przesyłanie mu faktur w PDF, może być Spółce przekazana w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.
W ocenie Spółki, faktura elektroniczna wysłana bezpośrednio przez nią w formacie PDF, tak jak został on oryginalnie wygenerowany z systemu księgowego (tak, aby nie można było dokonać zmian w jej treści, bądź kopiować jej treści), spełnia warunki autentyczności i integralności, wymagane przepisami rozporządzenia.
Format pliku PDF, co do zasady, przy użyciu powszechnie dostępnych środków uniemożliwia jakąkolwiek zmianę treści dokumentów, a zatem zapewnia autentyczność oraz integralność treści faktury elektronicznej.
Dlatego też Spółka stoi na stanowisku, iż planowany przez nią sposób wystawiania i archiwizowania faktur elektronicznych będzie prawidłowy.
W odniesieniu do drugiego pytania, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dalej ustawa VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT).
Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane faktury VAT dokumentujące nabycie towarów, bądź usług. Z uwagi na fakt, iż obecne regulacje (rozporządzenie) dopuszczają wystawianie oraz przesyłane faktur w formie elektronicznej, Spółka otrzymując fakturę w formacie PDF, po uprzedniej akceptacji takiej formy oraz stwierdzeniu, iż została zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, będzie miała prawo do odliczenia podatku z takich faktur. Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 21 lutego 2011 r. (sygn. IPPP1-443-1175/10-4/EK) zauważono, iż „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem przesyłanie, jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF, stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.”.
W ocenie Spółki, przy wykorzystaniu formatu PDF oraz wysyłki za pomocą poczty elektronicznej jest zapewniona integralność oraz autentyczność pochodzenia faktury.
W nawiązaniu do trzeciego pytania, zgodnie z § 6 rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, o ile będą spełnione powyższe warunki, przechowywanie faktur elektronicznych może odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej. Pierwszy warunek będzie spełniony przez zastosowanie formatu PDF, który uniemożliwia modyfikację jakichkolwiek danych w treści dokumentu (faktury elektronicznej). Ponadto, biorąc pod uwagę, iż po zakończeniu każdego okresu (miesiąca) Spółka będzie dokonywała archiwizacji faktur w odrębnym katalogu na dysku sieciowym, umożliwiając jedynie odczyt dokumentów, w jej ocenie, taka forma archiwizacji zapewni czytelność oraz dostęp organom podatkowym na żądanie przez cały okres od wystawienia faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Mając na uwadze powyższe wymogi, Spółka uważa, że zasadne będzie właściwe opisanie faktury w formacie PDF, np. poprzez zmianę nazwy dokumentu, tak aby można było łatwo je odszukać oraz archiwizować, zgodnie z kolejnością wykazania faktur w rejestrach zakupowych.
Niewątpliwie bowiem, w sytuacji, gdy Spółka będzie otrzymywała faktury elektroniczne od różnych kontrahentów wystąpi sytuacja, że będą one miały różne oznaczenia (nazwy plików), zgodnie z przyjętym przez każdego z kontrahentów schematów. Dlatego też, aby zapewnić spełnienie warunku łatwego dostępu do faktur oraz możliwości ich odszukania, zamierza ona dokonywać archiwizacji faktur nadając im kolejne numery (oznaczenia) poprzez zmianę nazwy pliku. W ocenie Spółki, nie jest to jakakolwiek ingerencja w treść faktury oraz jej integralność, gdyż poprzez zmianę nazwy dokumentu nie ma możliwości zmiany treści faktury, jeżeli plik jest zapisany w formacie PDF. Zatem, Spółka mając na uwadze wymogi z § 6 rozporządzenia, ma prawo do zmiany nazwy pliku, w którym będzie mieściła się treść faktury elektronicznej, tak aby nadać jej kolejny numer w rejestrze zakupów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.